Gesetzlich geregelt ist die Personalaktenführung in §§ 84 ff. LBG Berlin und §§ 106 ff. BBG.

In der Rechtspraxis immer wieder umstritten ist die Frage, was in die Personalakte aufgenommen werden darf oder muss und ob oder unter welchen Voraussetzungen eine Entfernung von Personalakteninhalten verlangt werden kann.

Grundlegend zur Frage, was in die Personalakte gehört besagt das Urteil des BVerwG Urt. v. 8.04.1976, 2 C 15.74 (Rz. 33 ff.):

„Bei der Beantwortung der Frage, ob die hier streitigen Vorgänge zu den anlässlich des Vorbereitungsdienstes angelegten Personalakten des Klägers gehören, kommt es auf den „materiellen“ – im Gegensatz zum „formellen“ – Personalaktenbegriff an, d.h. auf den Inhalt des Vorgangs, nicht auf die Art seiner Registrierung und Aufbewahrung. Diese Unterscheidung ist von der Rechtsprechung im Interesse des Beamten entwickelt worden, um diesem das Einsichtsrecht in seine vollständigen Personalakten zu sichern und sein Recht zu gewährleisten, vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für ihn ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, in die Personalakten gehört zu werden sowie Gelegenheit zur Äußerung zu haben. Demgemäß ist von diesem Begriff auch dann auszugehen, wenn der Beamte – wie hier – ein Interesse an der Feststellung hat, dass Vorgänge nicht zu den Personalakten gehören.

Bei den Personalakten in diesem – materiellen – Sinne ist wiederum zu unterscheiden zwischen Vorgängen, die in die Personalakten aufgenommen werden müssen, und solchen, die in die Personalakten aufgenommen werden können. (…) Zu den Vorgängen, die in die Personalakten aufgenommen werden müssen, gehören solche Vorgänge, die ihrem Inhalt nach den Beamten „in seinem Dienstverhältnis betreffen“ (BVerwGE 15, 3 (12)).“

(…) zu den Personalakten genommen werden „können“ „solche Vorgänge, die den Beamten – anders als die soeben erörterten notwendigen Bestandteile der Personalakten — zwar nicht „in seinem Dienstverhältnis“ betreffen, die aber, damit Raum für ihre Aufnahme in die (formellen) Personalakten ist, den Beamten „persönlich betreffen und bei seiner Dienstbehörde entstanden oder ihr zugegangen sind“ (BVerwG, Urteil vom 6. Januar 1972 – BVerwG VI C 96.67 mit Hinweis auf das bereits erwähnte Urteil des Senats BVerwGE 15, 3 (12 ff.)). Sie müssen jedenfalls Umstände betreffen, die in die Zeit fallen, in denen der Betroffene Beamter war. Zwar brauchen sie nicht, wie das Berufungsgericht angenommen hat, in einem inneren Zusammenhang mit dem Beamtenverhältnis zu stehen, aber sie müssen jedenfalls in einem Zusammenhang mit der Beamtendienstzeit stehen“

Zu den Vorgängen, die in einem inneren Zusammenhang mit dem Beamtenverhältnis stehen, gehören neben Personalunterlagen und dienstlichen Beurteilungen nicht nur die Vorgänge, die den Inhalt des Dienstverhältnisses insgesamt oder einzelner aus ihm fließender Rechte und Pflichten bestimmen oder verändern, sondern auch die Unterlagen, die die Art und Weise erhellen, in der die jeweilige Entscheidung vorbereitet worden ist, oder die Aufschluss über die Gesichtspunkte und Erwägungen geben, die für die einzelne das Dienstverhältnis berührende Maßnahme oder dafür, dass sie unterblieben ist, maßgebend waren (BVerwG wie vor, Zitat aus BVerwG 6 C 96.67).

Ein Entfernungsanspruch kann sich daraus ergeben, dass Inhalte aufgenommen wurden, die nicht zur Personalakte gehören. Sehr instruktiv zu diesem Aspekt: Urteil des BVerwG vom 31.1.1980 (2 C 5 /78, juris). Danach ergibt sich ein Entfernungsanspruch aus der Fürsorgepflicht des Dienstherrn hinsichtlich solcher Vorgänge, die in die Personalakten gelangt sind, obwohl sie der Sache nach nicht dorthin gehören und geeignet sind, dem Beamten Nachteile zuzufügen (etwa: Vorgänge über erfolglose Bewerbungen um Übernahme in den höheren Justizdienst).

Gesetzlich ist der Entfernungsanspruch ansonsten in §§ 89 LBG bzw. 112 BBG geregelt:

Gem. § 89 Abs. 1 Nr. 1 LBG Berlin sind Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen, auf die die Tilgungsfristen des Disziplinarrechts keine Anwendung finden, mit Zustimmung des Beamten unverzüglich aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten, falls sie sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben.

Nach § 89 Abs. 1 Nr.2 LBG sind sonstige Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen und Bewertungen (ausgenommen: dienstliche Beurteilungen), die für einen Beamten ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag nach einem Jahr (Bundesbeamte: 2 Jahre) aus der Personalakte zu entfernen. Mitteilungen in Strafsachen, soweit diese nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Beamten nach drei Jahren (Bundesbeamte: zwei Jahren) zu entfernen und zu vernichten.

Diese Fristen können durch „erneute Sachverhalte“ oder Einleitung eines Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen werden.

Während die Variante 1 an die Unrichtigkeit von Unterlagen anknüpft, richtet sich Variante 2 auf Behauptungen oder Wertungen, die den Vorwurf eines jedenfalls objektiv pflichtwidrigen Verhaltens des Beamten enthalten. In der Begründung des Regierungsentwurfs (zur Vorgängerregelung des § 90 e BBG (alt)) sind in diesem Sinne angesprochen „Hinweise auf Minderleistungen, Fehlleistungen und Verfehlungen, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt haben weil sie für disziplinarrechtlich unerheblich angesehen werden (vgl. Plog/Wiedow zu § 90 e BBG (alt) mit Hinweis auf BT-Drs. 12/544 S. 12).

Das Verwaltungsgericht Berlin hat mit Urteil vom 20. Juni 2016 (VG 26 K 69.15) wie folgt formuliert:

„§89 Abs. 1 S. 1 LBG bestimmt (nunmehr) Ausnahmen von den Grundsätzen der Vollständigkeit und/oder Wahrheit. § 89 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 LBG durchbricht ausweislich der amtlichen Begründung zu der mit dem Gesetz zur Änderung des Landesbeamtengesetzes, des Berliner Richtergesetzes und des Berliner Hochschulgesetzes vom 21. September 1995 (GVBl. S. 608) eingeführten, im Wortlaut identischen Vorgängerregelung des §56e b LBG (a. F.) den Grundsatz der Vollständigkeit im Interesse der Personalakten Wahrheit. Dieser aus der Fürsorgepflicht des Dienstherrn folgende Grundsatz gebiete es Unterlagen über nachweislich falsche oder unbegründete Beschwerden etc. aus der Personalakte zu entfernen (Abghs.-Drs.12/5309, S. 15).

89 Absatz. 1 S. 1 Nr.2 LBG hingegen macht Ausnahmen sowohl vom Grundsatz der Vollständigkeit als auch der Personalaktenwahrheit. Dies geschieht ausweislich der amtlichen Begründung (a.a.O.) wegen des sich ebenfalls aus der Fürsorgepflicht ergebenden Resozialisierungsgedankens; dies gelte z.B. für negativ wirkende Tatsachenbehauptungen, für missbilligende Äußerungen sowie Ermahnungen oder Rügen eines Vorgesetzten oder Dienstvorgesetzten. Wenn nach dem Disziplinarrecht bestimmte Disziplinarmaßnahme nach bestimmten Frist getilgt werden müssten, sei es auch aus Gründen der Verhältnismäßigkeit geboten, bei Hinweisen auf Minderleistungen, Fehlleistungen und Verfehlungen oder Vermerken über Personalführungsgespräche mit mahnenden Charakter, die nicht zu einem Disziplinarverfahren geführt hätten, eine Harmonisierung mit dem Disziplinarrecht vorzunehmen und diese Unterlagen nicht dauerhaft in der Personalakte zu belassen (Abghs.-Drs. 12/5309 S. 8).“

Teilakten, Gesundheitsakte:

Die Personalakte kann aus sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden § 84 Abs. 3 LBG, 106 Abs. 2 BBG. Die Beihilfeakte ist als Teilakte zu führen (§ 85 LBG, § 108 BBG).

Die Gesundheitsakte findet im Gesetz keine besondere Erwähnung. Das Bundesarbeitsgericht hat dazu wie folgt entschieden Urteil v. 12.09.2006, 9 AZR 271/06). 

Soweit sensible Gesundheitsdaten in die Personalakte aufgenommen werden dürfen, hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass dies unter Berücksichtigung seiner Interessen geschieht. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die Daten in besonderer Weise aufzubewahren. Dies folgt aus der Gewährleistung des allgemeinen Persönlichkeitsrechts (Art. 1 und Art. 2 GG, § 75 Abs. 2 BetrVG). Die zur Personalakte genommenen Gesundheitsdaten sind vor unbefugter zufälliger Kenntnisnahme durch Einschränkung des Kreises der Informationsberechtigten zu schützen.

Enthält die Personalakte eines Arbeitnehmers sensible Inhalte, so sind diese in einem geschlossenen Umschlag abzuheften und nur von bestimmten Mitarbeitern der Personalabteilung zu öffnen.

Diese Grundsätze sind im Beamtenverhältnis entsprechend anzuwenden.

Durch Gesetz v. 17. Juni 2016 sind im Land Berlin die  Jubiläumszuwendungen  für Beamtinnen und Beamte sowie Richterinnen und Richter wieder eingeführt worden.  Mit Vollendung einer Dienstzeit von 25, 40 und 50 Jahren wird eine Zuwendung in Höhe eines jeweiligen Betrages gem. § 75a LBG gezahlt, also nach 25 Jahren 350 EUR, nach  40 Jahren 450 EUR, nach 50 Jahren 550 EUR. Die gesetzliche Vorschrift ist unten abgedruckt.

Berücksichtigungsfähig  sind alle Zeiten im Dienste eines öff.-rechtl. Dienstherrn nach §29 BBesG ÜF Bln.

Der Beschäftigungsumfang und evtl. Beurlaubungszeiten mit oder ohne Dienstbezüge, die innerhalb dieser Dienstzeiten liegen, führen nicht zu einem Hinausschieben des Jubiläumstages, ebensowenig die Inanspruchnahme von Elternzeiten.

Nähere Regelungen finden sich in dem Rundschreiben der Senatsverwaltung für Inneres und Sport I Nr. 13/2016 v. 8.09.2016 auf www.berlin.de.

§ 75a LBG

Dienstjubiläum

(1) Beamtinnen und Beamten, die das 25-, 40- oder 50-jährige Dienstjubiläum nach dieser Vorschrift nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes erreichen beziehungsweise erreicht haben, ist eine Dankurkunde auszuhändigen und eine Jubiläumszuwendung zu zahlen. Die Jubiläumszuwendung beträgt bei einer Dienstzeit

1.  von 25 Jahren 350 Euro,

2. von 40 Jahren 450 Euro,

3. von 50 Jahren 550 Euro.

(2) Als Dienstzeit im Sinne des Absatzes 1 gelten alle Zeiten einer hauptberuflichen Tätigkeit im Dienst eines öffentlich-rechtlichen Dienstherrn nach § 29 des Bundesbesoldungsgesetzes in der Überleitungsfassung für Berlin nach Artikel III § 1 Nummer 3 des Gesetzes vom 21. Juni 2011 (GVBl. S. 266), das zuletzt durch Artikel 6 des Gesetzes vom 9. Mai 2016 (GVBl. S. 243) geändert worden ist, sowie Ausbildungszeiten und Zeiten des Vorbereitungsdienstes.

(3) Die Jubiläumszuwendung entfällt bei Beamtinnen und Beamten,

1.  die aus demselben Anlass bereits eine Geldzuwendung aus öffentlichen Mitteln erhalten haben,

2. die von einem anderen Dienstherrn abgeordnet sind, wenn ihnen vom abordnenden Dienstherrn aus demselben Anlass eine Geldzuwendung gewährt worden ist oder gewährt werden kann,

3. gegen die eine Disziplinarmaßnahme verhängt worden ist, die am Jubiläumstag noch nicht dem Verwertungsverbot unterliegt, oder gegen die eine Disziplinarmaßnahme voraussichtlich verhängt worden wäre, wenn nicht die Voraussetzungen des § 14 des Disziplinargesetzes vom 29. Juni 2004 (GVBl. S. 263), das durch Artikel XII Nummer 18 des Gesetzes vom 19. März 2009 (GVBl. S. 70) geändert worden ist, vorgelegen hätten und die am Jubiläumstag noch nicht dem Verwertungsverbot unterläge.

(4) Die Aushändigung einer Dankurkunde entfällt bei Beamtinnen und Beamten,

1.  die aus demselben Anlass bereits eine Dankurkunde erhalten haben,

2. die von einem anderen Dienstherrn abgeordnet sind, wenn ihnen vom abordnenden Dienstherrn aus demselben Anlass eine Dankurkunde ausgehändigt worden ist oder ausgehändigt werden kann,

3. gegen die eine Disziplinarmaßnahme verhängt worden ist, die am Jubiläumstag noch nicht dem Verwertungsverbot unterliegt, oder gegen die eine Disziplinarmaßnahme voraussichtlich verhängt worden wäre, wenn nicht die Voraussetzungen des § 14 des Disziplinargesetzes vom 29. Juni 2004 (GVBl. S. 263), das durch Artikel XII Nummer 18 des Gesetzes vom 19. März 2009 (GVBl. S. 70) geändert worden ist, vorgelegen hätten und die am Jubiläumstag noch nicht dem Verwertungsverbot unterläge.

(5) Die Entscheidung über die Gewährung einer Jubiläumszuwendung und einer Dankurkunde ist bei Beamtinnen und Beamten, gegen die am Jubiläumstag straf- oder disziplinarrechtliche Ermittlungen geführt werden oder gegen die Anklage im strafrechtlichen Verfahren erhoben wurde, bis zu einem rechtskräftigen Abschluss zurückzustellen.

(6) Die zu einem anderen Dienstherrn abgeordneten Beamtinnen und Beamten erhalten die Jubiläumszuwendung und die Dankurkunde vom abordnenden Dienstherrn.

Das Verfahren ist für die Berliner Landesbeamten in § 41 LBG Bln. geregelt (Bund: § 47 BBG, Brb: § 41 LBG Brb.). Hält der Dienstherr die Beamtin/den Beamen für dienstunfähig, und beantragt diese(r) die Zurruhesetzung selbst nicht, erfolgt zunächst die Mitteilung der beabsichtigten Zurruhesetzung (Abs. 1) zu der binnen eines  Monats Stellung genommen werden kann (Abs. 2 S. 1). Danach entscheidet die Dienstbehörde über die Zurruhesetzung. Diese ergeht durch schriftlichen Bescheid. Der Ruhestand beginnt mit Ablauf des Monats, in dem der Bescheid zugegangen ist (§ 43 Abs. 2 LBG Bln.).

Unmittelbare finanzielle Folge der Zurruhesetzung ist der Einbehalt der die Versorgung übersteigenden Dienstbezüge § 41 Abs. 2 Satz 4 LBG Bln.). Das heißt: auch wenn der Versorgungsfestsetzungsbescheid erst später ergeht und auch wenn Widerspruch/Klage gegen die Zurruhesetzung eingelegt wird, werden nur noch abgesenkte Bezüge gezahlt. Zwar hat der Widerspruch gegen die Zurruhesetzung aufschiebende Wirkung. Wegen der unmittelbar aus dem Gesetz folgenden besoldungsrechtlichen Regelung des Einbehalts lässt dieser den (vollen) Besoldungsanspruch aber nicht wieder aufleben.

Die aufschiebende Wirkung eines gegen die Zurruhesetzung eingelegten Rechtsmittels hat aber zur Folge, dass der Dienstherr grds. verpflichtet ist, den Beamten zunächst weiter amtsangemessen zu beschäftigen (VG Berlin, Beschluss vom 18. Februar 2013, 7 L 559.12, juris, OVG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 25. September 2009 – OVG 4 S 63.09). Die aufschiebende Wirkung des Widerspruchs fingiert nämlich einstweilig das Fortbestehen des aktiven Beamtenverhältnisses (BVerwG, Urteil vom 12. Mai 1966 – BVerwG II C 197.62 – BVerwGE 24, 92 [98] = Juris Rn. 46m.w.N.).

Diese Verpflichtung besteht solange der Dienstherr nicht die sofortige Vollziehung der Zurruhesetzungsverfügung anordnet, ein Verbot der Führung der Dienstgeschäfte gemäß § 66 BBG ausspricht (vgl. BVerwG, Urteil vom 27. Februar 1992 – BVerwG 2 C 45.89 – Juris Rn. 30, 33; OVG Sachsen-Anhalt, Beschluss vom 23. Februar 2011 – OVG 1 M 16/11 – Juris Rn. 7 ff. m.w.N.) oder der Fall des § 80 b Abs. 1 Satz 1 VwGO eintritt.

Die aufschiebende Wirkung der Klage erstreckt sich aber –wie dargelegt –  nicht auf die Einbehaltung des das Ruhegehalt übersteigenden Teils der Besoldung. Diese Rechtsfolge tritt nach dem Willen des Gesetzgebers unabhängig davon ein, ob die verfügte Zurruhesetzung sofort vollziehbar ist oder ein dagegen eingelegter Rechtsbehelf Aussicht auf Erfolg hat. Rechtsschutz erlangt der Beamte insoweit nur durch die Anfechtung der Zurruhesetzung, bei deren Erfolg der einbehaltene Teil der Dienstbezüge nachzuzahlen ist. Den verbleibenden Nachteil, dass dieser Betrag nicht zeitgerecht für den amtsgemäßen Unterhalt zur Verfügung gestanden hat, mutet das Gesetz den Beamten prinzipiell zu. Eine einstweilige Anordnung, den Dienstherrn zur vorläufigen Auszahlung der Besoldung in voller Höhe zu verpflichten, kommt allenfalls in Ausnahmefällen in Betracht, etwa dann, wenn die Versetzung in den Ruhestand ersichtlich rechtsmissbräuchlich oder willkürlich erfolgt ist und die finanziellen Folgen dieser Entscheidung den Beamten in erheblicher, auch nicht vorübergehend hinzunehmender Weise belasten (vgl. OVG Berlin-Brandenburg, Beschluss vom 2. Februar 2011 – OVG 4 S 41.10 – Abdruck S. 2 f.).

Versorgungsausgleich bei Beamten

Wie wirkt sich die Entscheidung des Familiengerichts bei Ehescheidung auf die Versorgung der Beamten aus?

Die aktiven Dienstbezüge werden nicht gekürzt. Dies gilt auch dann, wenn der ausgleichsberechtigte Ehepartner bereits Rentenleistungen aus dem Versorgungsausgleich erhält.

Die Kürzung der Versorgungsbezüge nach Versorgungsausgleich wirkt sich ab dem Zeitpunkt aus, zu dem der Ausgleichspflichtige in den Ruhestand tritt – unabhängig davon, ob der Ausgleichsberechtigte (also der geschiedene Ehegatte) ab diesem Zeitpunkt schon Leistungen aus dem Versorgungsausgleich erhält oder nicht.

Befand sich die Beamtin oder der Beamte bei der Entscheidung über den Versorgungsausgleich bereits im Ruhestand, wird das Ruhegehalt erst dann gekürzt, wenn der Ausgleichsberechtigte einen Rentenanspruch hat (so genanntes „Pensionistenprivileg“).

Diese im Land Berlin noch geltende Regelung begünstigt solche Beamte, die zum Zeitpunkt der Scheidung bereits im Ruhestand sind. Ihre Pension wird nicht gekürzt, solange der geschiedene Ehegatte noch nicht selbst Rente oder Beamtenversorgung erhält. Beim Bund und einigen Ländern hat sich das aber geändert (s. unten).

Die Kürzung des Ruhegehaltes findet auch statt, wenn die/der Ausgleichsberechtigte geschiedene Ehegattin/-gatte wieder heiratet. Das Ruhegehalt wird auch dann weiterhin gekürzt, wenn die geschiedenen Ehegatten später erneut miteinander die Ehe eingehen. Nach dem Tod des Ruhestandsbeamten werden auch die Hinterbliebenenbezüge um den vom Familiengericht festgelegten und dynamisierten Ausgleichsbetrag gekürzt, jedoch nur in Höhe der Bemessungssätze für das Witwen-/Witwergeld (55% / 60%) und Waisengeld (Halbwaise: 12%, Vollwaise 20%).

Eine Kürzung kann u. U. vorübergehend abgewendet werden, so lange der geschiedene Ehegatte einen gesetzlichen Unterhaltsanspruch gegen den Versorgungsempfänger hat und selbst noch nicht Rente / Versorgung erhält, sog. Unterhaltsprivileg nach § 33 Versorgungsausgleichsgesetz VersAusglG).

In diesem Fall wird die Versorgung/Rente gemäß § 33 Versorgungsausgleichsgesetz nicht (oder jedenfalls nicht in voller Höhe) gekürzt. Allerdings kann eine Unterhaltszahlung mit dem geschiedenen Ehegatten nicht willkürlich vereinbart werden, um eine Kürzung der Versorgung zu verhindern. § 33 VersAusglG kommt nur zur Anwendung, wenn ein gesetzlicher Unterhaltsanspruch nach §§ 1570 ff BGB besteht.

Nähere Informationen für Berliner Landesbeamte auf der Internetseite des Landesverwaltungsamtes Berlin:

Ferner (und das betrifft Landes- wie Bundesbeamte) ist auch eine Änderung einer bereits rechtskräftigen Entscheidung über den Versorgungsausgleich auf Antrag eines Beteiligten unter bestimmten Voraussetzungen möglich, z.B. wenn nach dem Ende der Ehezeit rechtliche oder tatsächliche Veränderungen den Ausgleichswert eines Anrechts wesentlich verändern (mindestens 5 v.H. des ursprünglichen Ausgleichswerts des Anrechts) oder Wartezeiten für ein Anrecht erfüllt werden (§§ 51, 52 VersAusglG, §§ 225, 226 FamFG). Individuelle Veränderungen wie z.B. Beförderungen nach Ende der Ehezeit und erneute Verheiratung werden davon nicht erfasst.

Zuständig für Anträge auf Abänderung des Versorgungsausgleichs ist ausschließlich das Familiengericht. Der Antrag ist frühestens sechs Monate vor dem Zeitpunkt zulässig, ab dem ein Ehegatte voraussichtlich eine laufende Versorgung aus dem abzuändernden Anrecht bezieht oder dies aufgrund der Änderung zu erwarten ist (sog. „Rentennähe“). Die Abänderung wirkt grundsätzlich ab dem ersten Tag des Monats, der auf den Monat der Antragstellung folgt, wobei Versorgungsträger für eine Übergangszeit (bis zum letzten Tag des Monats, der dem Monat folgt, in dem der Versorgungsträger von der Rechtskraft der Entscheidung Kenntnis erlangt) nach § 30 VersAusglG von der Leistungspflicht befreit ist.

BUND:

Im Bereich des Bundes und einiger Bundesländer ist das Pensionistenprivileg abgeschafft.

• 57 Abs. 1 Satz 2 BeamtVG (Bund) bestimmt:

„Das Ruhegehalt, das der verpflichtete Ehegatte im Zeitpunkt der Wirksamkeit der Entscheidung des Familiengerichts über den Versorgungsausgleich erhält, wird erst gekürzt, wenn aus der Versicherung des berechtigten Ehegatten eine Rente zu gewähren ist; dies gilt nur, wenn der Anspruch auf Ruhegehalt vor dem 1. September 2009 entstanden und das Verfahren über den Versorgungsausgleich zu diesem Zeitpunkt eingeleitet worden ist.“

Dies ist auch verfassungsgemäß: Beschluss des BVerfG vom 01.12.2014 (1 BvR 1485/12).